相手に好印象を与える、仕事メールのマナーにまつわるQ&A。

携帯電話やファックスと違い着信音で煩わせることがないのがメール。基本的には、時間帯の規制はないものと言える。また、急ぎのやり取りなどは深夜になることもあるので相手や状況に合わせたい。一方、携帯電話にメールをする際、あるいはパソコンメールが携帯電話に自動転送される設定をしている人に送る場合は注意。早朝や深夜に送信すると、着信音が鳴って相手に迷惑をかけることもある。

すぐに返信をできる環境にない場合も、ひとまずメールを受信したことを簡単にでも伝えると、送信した人は安心するもの。丸一日経つ前に、何らかの返信を送るのがよい。

本来は電話をする必要はないだろうが、相手が忙しい場合、また連休や長期休暇などが間にあり、相手が不在の可能性が高い場合は、念のために電話で一報を入れておくと、相手を煩わせず、スムーズにやり取りができる。

返信時に件名の頭に「Re：」と表示されるとき、それをそのままにしていいのか迷うところ。気をつけたいのは、こちらに対する敬意を含んだ「書類ご確認のお願い」などの件名で相手が送ってきた場合。そのままにせず「Re：書類…／確認いたしました（井上）」と書き換えると丁寧だ。ただし、一連のやり取りの間は同じ件名のほうがメールを管理しやすい場合は、先方にその旨を断っておくとよい。また、同じ相手に送るメールも、用件が変わったら新しい件名にすべき。