相手に好印象を与える、仕事メールのマナーにまつわるQ&A。

自分宛に送られてきたメールを上司や同僚に送って確認してもらったり、担当者に送って対応を依頼したりする場合は、転送機能を使うと伝達に間違いが生じることがなく便利だ。ただし、むやみに送るとトラブルにつながることもある。個人情報や社外秘の情報が書かれていないか、事前に必ず確認し、そうした部分は削除して送るようにしよう。場合によっては、メールの発信元に、転送してもよいか確認しておくことも必要だ。

また、転送する文面は書き換えずに送るのが原則。そのまま送ると誤解が生じる可能性があるなら、自分のメール本文で補足説明をするとよい。

送られてきたメールの文面を自分からの返信に含める「引用返信」は、日時の打ち合わせや込み入った質問への返事の際に重宝する。相手からの文面をすべて返信に含める「全文引用」に対し、「部分引用」は、相手のメールの文章の冒頭に引用符「>」が記され、その下に自分の返信を記入する。引用部分は書き換えず、そのまま使うこと。また、必要な部分のみ引用するように気をつけよう。

訃報の知らせを受けても、事情により通夜や葬儀に参列できない場合、相手と状況によってはメールで返信することも。その際は、厳粛な言葉を選び、忌み言葉にも注意したい。また、返信不要の旨を伝えると、相手への配慮になる。