相手に好印象を与える、仕事メールのマナーにまつわるQ&A。

お詫びは、すみやかにすることが何よりも重要。その点からすると、取り急ぎメールでお詫びをすることもありうるだろう。ただし、内容や状況によっては、その後、改めて先方に出向いたり、封書でお詫びの手紙を送ったりするほうがよい。お詫びのメールは、送信前によく見直すこと。自分の署名欄の中にキャンペーンのお知らせや絵文字など、状況にそぐわないものがあれば削除することを忘れずに。

会合の出欠の返事など、期日を伝えたのにもかかわらず、返信が来ない場合もあるだろう。再度意向を確認するメールを送る場合、相手を責めるような文言は避けるようにしよう。目的は、相手に早く返事をしてもらうこと。相手の行動を自然と促すような、柔らかい言い回しを使いたい。

CcやBccの使い分け、添付ファイルの付け忘れなど、機能面の見直しは、もちろん大切。同時に忘れてはいけないのが、表記や言葉遣いのマナーだ。いくら機能を完璧に使いこなしても、相手への礼儀や配慮を欠いていては、せっかくのコミュニケーションも台無しになってしまう。誤字脱字、敬語の使い方など、しっかりと見直したい。たとえば「すいません」という表現は、改まった文章では不適切。同様に「申し訳ありません」ではなく、「申し訳ございません」を使いたい。

また、件名に「大至急」「要返信」などの文言を入れるのは、いくら急いでいるとはいえ、自分の都合を相手に押し付けていることになる。相手が不快になる場合もあるので、見直す際に注意しよう。