くらし

慣れたつもりが最も危険、仕事メールの基本を復習。

  • 撮影・岩本慶三 文・嶌 陽子

【3】本文の書き出しは、相手の会社名、所属、氏名から。

メールの本文の1行目には、送る相手の宛名を記す。所属先がある場合は、相手の組織名→部署名→肩書→氏名の順で記入する。会社名は(株)や(有)などと略さず、「株式会社」「有限会社」ときちんと表記を。ただし、何度もやり取りする場合は氏名だけでもOK。会社名や氏名を間違えるのはとても失礼なので、送信前に必ず確認しよう。

すべて1行におさめようとすると長くなる場合は、改行するとよい。
複数の相手に同じように知らせたいメールを送る場合は、 肩書の順にしたり、同列の場合は五十音順などで記す。

【4】初めの挨拶は、時候、名乗り、お礼など。

簡潔に趣旨を伝えるのがメールの利点とはいえ、相手に好印象を与えるためにも、冒頭で礼儀正しい挨拶をしたいもの。日頃お世話になっていることへのお礼、簡単な時候の挨拶や相手の健康を気遣う言葉など、関係性や場面に応じて使い分けを。件名で触れていても、本文の早い段階で自分の名乗りをすませるのも丁寧。初めての相手の場合、その旨を伝える一言と紹介者なども書き添えよう。ただし、初めて連絡する相手に使う「●●と申します」という言葉を、面識のある相手に使うのは不自然。「先日お目にかかりました井上でございます」などがふさわしい。

相手との関係やシチュエーションによって、挨拶を使い分けて。
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